Besökssystem Funktioner
Här hittar du en funktionsöversikt av besökssystemet CavVisit.
Vänligen observera att vi inte visar samtliga funktioner här så är det någon funktion du inte hittar i listan som du behöver så kontakta oss så kan vi se om vi har den funktion du söker.
Grundfunktioner
Automatisk Besökshantering
Cloud och OnPrem
Självregistering
Enterprise kiosk
Grupphantering
Flerspråkstöd
Incheckning med QR-koder
Webbaserad förhandsregistering
Multi-site
Multi-tenant
QR-nycklar för automatisk incheckning
SMS
Öppen arkitektur
Inbyggt designverktyg för besöksbrickor
MS Outlook integration
Google Calendar integration
Avancerad Rapporthantering
Digitalt kösystem
Utrymningssystem
Styrning av speed gates och dörrar - passerfunktioner
Speed gate integration QR-kod med Mifare
Fullskaligt passersystem inbyggt
Passersystemsintegration
QR-nycklar
Fotokiosk passerkort självservice
Slussfunktion
Incheckning med
ALPR-kamera
Tillfälliga PIN-koder till besökare
Automatisk utlåning av tillfälliga passerkort
Cybersäkerhet
Kryptering
MS Active Directory integration
MS Entra ID integration (SAML)
Cisco Wi-Fi kod integration
Cisco Wi-Fi kod integration
Ubiquiti Wi-Fi kod integration
Integrationer
RESTFul API
MS Outlook integration
Google Calendar integration
KONE Hisstyrning
Cisco Wi-Fi kod integration
HP Aruba Wi-Fi kod integration
Ubiquiti Wi-Fi kod integration
Innehållsförteckning
Automatiskt besökssystem
Med besökssystemet CavVisit bestämmer ni vad och hur mycket av besökshanteringen som ska automatiseras.
När receptionen är bemannad så är besökssystemet det perfekta hjälpmedlet för att registera och hantera besökarna enligt verksamhetens besökspolicy samtidigt som receptionen kan ge personlig service.
En växande skara verksamheter önskar automatisera hela besökshantering och då aktiveras funktioner i systemet för att stödja det.
En reception är annorlunda idag jämfört med tidigare. Då var receptionisten en person som satt fast i receptionen och väntade på nästa besökare. Idag är receptionisten så mycket mer och ansvarar ofta för stora delar av fastighetens övriga behov, utöver närvaro i receptionen.
Cloudbaserat besökssystem
Tack vare att besökssystemet är cloudbaserat sköter vi alla backuper och uppgraderingar automatiskt. Systemet är tillgänglig via din webbläsare. Vi garanterar att systemet följer svenska lagar och regler (GDPR & Schrems II). Systemet är godkänt för att levereras till svenska kommuner och myndigheter.
Det går också bra att installera systemet lokalt (OnPrem).
Självregisteringskiosk
CavVisit har flera typer av självbetjäningskiosker som konfigureras för att hantera olika typer av besökare och besöksprocesser. Kioskerna kan utrustad med touchskärm, PC, QR-läsare, skrivare för besökbrickor, tangentbord i stål och mycket annat.
Enterprise-kiosken
Enterprise-kiosken är speciellt utformad för en fastighet med flera hyresgäster, olika avdelningar eller flera förvaltningar (kommun/myndighet). Kiosken visar en logotyp eller ett namn för varje hyresgäst och beroende på vilken logotyp besökaren väljer ändrar hela kiosken utseende, beteende och inmatningsfält för att anpassa sig till den verksamhet som besökaren ska besöka.
MS Outlook integration
När en besöksmottagare bokar möte med en besökare via Outlook så fångar besökssystemet CavVisit automatiskt upp det och registerar besökaren som en förbokning i besökssystemet.
Besökssystemet fångar automatiskt upp om besöket ändras eller ställs in.
Dagen innan besöket ska börja så skickas en påminnelse från besökssystemet till besökaren med instruktioner för hur besökaren ska ta sig till platsen, Google kartor samt QR-kod för incheckning.
Google Calendar integration
När en besöksmottagare bokar möte med en besökare via Google Calendar så fångar besökssystemet CavVisit automatiskt upp det och registerar besökaren som en förbokning i besökssystemet.
Besökssystemet fångar automatiskt upp om besöket ändras eller ställs in.
Dagen innan besöket ska börja så skickas en påminnelse från besökssystemet till besökaren med instruktioner för hur besökaren ska ta sig till platsen, Google kartor samt QR-kod för incheckning.
Flerspråkstöd
Samtliga kiosker i besökssystemet i CavVisit stödjer ett obegränsat antal språk. När en besökare kommer fram till en kiosk kan besökaren byta språk på hela kiosken genom att klicka på den flagga vars språk besökaren vill använda.
Det finns också flerspråkstöd i det administrativa gränssnittet för receptionister och administratörer.
Självincheckning med QR-koder
När ett besök förbokas får besökaren en unik QR-kod via SMS eller Email. När besökaren anländer för besöket använder denne QR-koden för automatiskt inchecking. Besöksmottagaren meddelas via SMS/Email och besöket startar. Samma QR-kod används också på besöksbrickan samt vid utcheckning av besökaren.
Webbaserad förhandsregistering
När en besökare blivit inbjudan till ett besök via t.ex. MS Outlook eller Google Calendar så kan CavVisit skicka en webblänk till besökaren vilken tar besökaren till ett formulär där besökaren får fylla i de uppgifter som saknas om besökare samt godkänna GDPR/NDA.
När besökaren fyllt i sina uppgifter så sparas dessa inför besöket och CavVisit skickar automatiskt en QR-nyckel till besökare dagen innan besöket. När besökaren anländer för sitt möte så skannar denne av sina QR-nyckel i en kiosk och besökaren checkas in, brickas printas och besöksmottagaren meddelas om att besökaren har anlänt.
Multi-site
Med CavVisit multi-site funktionalitet kan en större verksamhet skapa egna så kallade, anläggningar, i systemet till sina olika lokalkontor, hyresgäster, avdelningar eller förvaltningar. Med dessa anläggningar får varje verksamhet som har en egen anläggning, en egen värld. I anläggningen ligger deras användare, besöksmottagare, besökare, integration, meddelanden och mycket mer.
Huvudadministratörer ser alla anläggningar (så kallad helikoptervy) medan lokala administratörer och receptionister endast ser sina anläggningar och data som hör till dem.
Varje anläggning har sina unika inställningar, integrationer, SMS & Email, användare, besökare, besöksmottagare med mera.
Multi-tenant
Multi-tenant är en fastighet med flera hyresgäster. Multi-tenant fastigheter är unika för att de ska tillgodo se varje hyresgäst unika behov av besökshantering. Besökssystemet CavVisit är, från grunden, designat för att hantera multi-tenant fastigheter genom att ge varje hyresgäst en egen del i husets besökssystem.
Besökssystem låter varje hyresgäst i en multi-tenant fastighet styra över sin egen besöksresa. Varje hyresgäst bestämmer själv över integrationer, QR-koder, inbjudningar, SMS, email, rättigheter, grafisk design, besökbrickor och mycket annat.
QR-nycklar
QR-nycklar är en speciell typ av QR-kod som CavVisit skickar till besökarens mobiltelefon och som de kan använda både för att checka in sig när de kommer som besökare och som passerkort för att öppna speed gates och dörrar.
QR-nycklar behöver inte någon APP utan fungerar med alla mobiltelefoner som kan ta emot SMS och surfa på nätet. Detta gör det lätt att skicka till alla besökare. QR-nyckeln skickas automatiskt till besökaren när besöket är bokat och gäller endast för tiden för besöket.
Tack vare QR-nyckels intelligenta design behöver administratörer och besökare inte göra något utan CavVisit sköter alla delar automatiskt.
SMS
SMS är ett utmärkt verktyg att fånga besökares och anställdas uppmärksamhet när besök bokas eller för påminnelser med inbyggda QR-nycklar. CavVisit användare kan välja mellan att använda CavVisit’s inbyggda SMS tjänst eller egen SMS hårdvara.
Tack vare att verksamheter som använder CavVisit kan skicka SMS från egen hårdvara så ökar säkerheten och kostnaderna minskar.
Meddelanden lämnar aldrig kunden egna utrustning och på så sätt blir det säkrare och enklare att hålla hög säkerhet. CavVisit SMS Gateway är en liten hårdvara med egen antenn som utrustas med ett SIM-kort från kunden själv.
I CavVisit är det enkelt att designa snygga och tydliga E-mail som går till besökare och besöksmottagare vid olika tillfällen. När E-mail skickas kan det ske antingen från kundens egna mailservers eller CavVisits krypterade mailservers.
Öppen arkitektur
CavVisit’s förmåga att enkelt kunna integrera verksamhetens befintliga system gör att besöksprocesser kan automatiseras och verksamhetens befintliga investeringar i system går att nyttja på bästa sätt. Med CavVisit’s moderna RESTFul API kan en integration utvecklas på ett par dagar för att sedan nyttjas i flera år.
REST API
CavVisit har ett fullskaligt RESTFul API som där utvecklare kan skapa besöksmottagare, besökare, QR-nycklar och mycket mer. API har fullständigt stöd för multi-site. RESTFul API:et möjliggör realtidsfunktioner vilket ökar säkerheten och förenklar administratören och ytterligare automatiserar besökshanteringen.
Fullskaligt passersystem inbyggt
Passersystemet CampTrac är helt integrerat med CavVisit. CampTrac är en del av den APV plattform där CavVisit ingår.
Passersystemsintegration
Besökssystemet CavVisit har flera passersystem integrerade och kan öppna dörrar med QR-nycklar, SMS-nycklar och APP. Pacom, RCO, CampTrac, Dorma Kaba och många fler är integrerade med CavVisit.
Utrymningssystem
Utrymningssystemet är ett automatiskt system för utrymning som skickar personliga meddelanden till alla personer (besökare och anställda) på anläggningen med självservice länkar där de uppdaterar egen utrymningsstatus samt bifogade instruktioner och interaktiva kartor.
Det cloudbaserade utrymningssystemet är säkert, enkelt och smidigt att använda oavsett hur många byggnader eller anläggningar du vill säkerställa.
Kryptering
CavVisit är designat från grunden med så kallad ”end-to-end” kryptering. Det betyder att känsliga data som hanteras i systemet är krypterad i alla lägen förutom när den visas på användarens skärm.
MS Active Directory integration
Besökssystemet kan hämta automatiskt besöksmottagare från Active Directory. Med jämna intervaller lägger systemet till besöksmottagare, uppdaterar dem eller tar bort dem.
Varje avdelning/hyresgäst/förvaltning kan ha sin egen AD-integration.
MS Entra ID Integration (SAML)
Besökssystemet CavVisit är helintegrerat med Microsoft Entra ID. CavVisit hämtar automatiskt användaruppgifter från Entra ID och följer automatiskt de regler som är uppsatta i MS Azure Tenant för login och säkerhet. MS Entra ID integration är en djup säkerhetslösning som hjälper företag och organisationer följa ramverk såsom NIS2 och USA’s cybersäkerhets regelverk, Federal Trade Commission Act (FTCA).
Varje site/hyresgäst/förvaltning kan ha sin egen Entra ID-integration så att säkerheten kan baseras på unika krav.
Cisco Wi-Fi (Identity Services Engine) integration
Cisco Wi-Fi-integration gör det möjligt för varje besökare att få individuella och spårbara koder till företagets gäst Wi-Fi nätverk. Detta gör det möjligt för företag som använder Cisco Wi-Fi att säkerställa att varje åtkomst till Wi-Fi-nätverket är tidsbegränsad och kan spåras tillbaka till enskilda användare.
Wi-Fi-uppgifterna skrivs antingen ut på besöksbrickan eller skickas till besökaren via textmeddelande. Inloggningsuppgifterna är tidsbegränsad beroende på mötets längd. Cisco Wi-Fi-uppgifterna aktiveras vid incheckning och avaktiveras vid utcheckning.
I CavVisit Cloud kan varje webbplats ha sina egna, unika Cisco ISE-uppgifter för att begära Wi-Fi-uppgifter för besökare och entreprenörer.
Fördelar för CavVisit Cloud-kunder: Kunder som har Cisco Wi-Fi kan nu begränsa åtkomsten till Wi-Fi och använda individuella referenser istället för en allmän kod. Varje kod kan spåras så att ni kan veta vilken användare som genererade vilken trafik.
Den här funktionen minskar också risken för Evil tvillingattacker eftersom information sprids om att referenser måste användas. Evil twin attack är en typ av Man in the Middle-attack (MitM) där ett falskt Wi-Fi-nätverk ställs in för att stjäla information eller ytterligare infiltrera en ansluten enhet. Detta görs ofta i offentliga miljöer där människor är mest benägna att leta efter eller ansluta till fritt tillgängligt Wi-Fi.
Ubiquiti Wi-Fi kod integration
Ubiquiti Wi-Fi-integration gör det möjligt för varje besökare att få individuella och spårbara koder till företagets gäst-WiFi. Detta gör det möjligt för företag som använder Ubiquiti Wi-Fi att säkerställa att varje åtkomst till Wi-Fi-nätverket är tidsbegränsad och kan spåras tillbaka till enskilda användare.
Wi-Fi-uppgifterna skrivs antingen ut på besöksbrickan eller skickas till besökaren via textmeddelande. Inloggningsuppgifterna är tidsbegränsad beroende på mötets längd. Ubiquiti -uppgifterna aktiveras vid incheckning och avaktiveras vid utcheckning.
I CavVisit Cloud kan varje webbplats ha sina egna, unika Ubiquiti -uppgifter för att begära Wi-Fi-uppgifter för besökare och entreprenörer.
Fördelar för CavVisit Cloud-kunder: Kunder som har Ubiquiti Wi-Fi kan nu begränsa åtkomsten till Wi-Fi och använda individuella referenser istället för en allmän kod. Varje kod kan spåras så att ni kan veta vilken användare som genererade vilken trafik.
Den här funktionen minskar också risken för Evil tvillingattacker eftersom information sprids om att referenser måste användas. Evil twin attack är en typ av Man in the Middle-attack (MitM) där ett falskt Wi-Fi-nätverk ställs in för att stjäla information eller ytterligare infiltrera en ansluten enhet. Detta görs ofta i offentliga miljöer där människor är mest benägna att leta efter eller ansluta till fritt tillgängligt Wi-Fi.
HP Aruba Wi-Fi kod integration
HP Aruba Wi-Fi-integration gör det möjligt för varje besökare att få individuella och spårbara koder till företagets gäst-WiFi. Detta gör det möjligt för företag som använder HP Aruba Wi-Fi att säkerställa att varje åtkomst till Wi-Fi-nätverket är tidsbegränsad och kan spåras tillbaka till enskilda användare.
Wi-Fi-uppgifterna skrivs antingen ut på besöksbrickan eller skickas till besökaren via textmeddelande. Inloggningsuppgifterna är tidsbegränsad beroende på mötets längd. HP Aruba -uppgifterna aktiveras vid incheckning och avaktiveras vid utcheckning.
I CavVisit Cloud kan varje webbplats ha sina egna, unika HP Aruba-uppgifter för att begära Wi-Fi-uppgifter för besökare och entreprenörer.
Fördelar för CavVisit Cloud-kunder: Kunder som har HP Aruba Wi-Fi kan nu begränsa åtkomsten till Wi-Fi och använda individuella referenser istället för en allmän kod. Varje kod kan spåras så att ni kan veta vilken användare som genererade vilken trafik.
Den här funktionen minskar också risken för Evil tvillingattacker eftersom information sprids om att referenser måste användas. Evil twin attack är en typ av Man in the Middle-attack (MitM) där ett falskt Wi-Fi-nätverk ställs in för att stjäla information eller ytterligare infiltrera en ansluten enhet. Detta görs ofta i offentliga miljöer där människor är mest benägna att leta efter eller ansluta till fritt tillgängligt Wi-Fi.
Avancerad Rapporthantering
Besökssystemet kommer med en avancerad rapportgenerator där varje kund kan bygga sina egna rapporter samtidigt som systemet kommer med flera standardrapporter som uppfyller de flesta krav som ställs på ett modernt besökssystemet så att det ska vara enkelt att få ut den data som önskas.
I de fall en administratör önskar en speciell rapport kan administratören enkelt använda den inbyggda rapportgeneratorn och välja vilja fält som ska ingå i rapporten samt välja vilken sökdata som ska användas för att få ut rapporten på rätt sätt.
Resultatet av rapporterna kan sedan enkelt exporteras till XLS, XLSX, PDF, XML, CSV, WORD och HTML format för att sedan anpassas på olika sätt.
Det inbyggda REST-Ful APIet går också att använda för att få ut rapportdata som sedan kan användas i ett rapportsammanfogningsverktyg, Data Analys verktyg eller motsvarande.
Speed Gate integration med QR-kod och Mifare
Besökssystemet CavVisit har en komplett speed gate modul som styr speed gates och checkar IN/UT besökare automatiskt när de passerar.
Med Speed Gate integrationen kan besöksmottagare bjuda in besökare via MS Outlook eller Google Calendar integrationen. I inbjudan ligger en QR-koden som besökaren visar för en speciel QR-läsare monterade i speed gaten. När besökaren visar sin unika QR-kod för QR-läsaren så öppnas speed gaten, besökaren checkas automatiskt in och besöksmottagaren får SMS och Email om att besökaren har anlänt.
Speed gate integrationen fungerar lika bra för multi-tentant lösningar som för fristående företag och organisationer. Denna lösning ger en unik kontroll och överblick över vilka besökare och anställda som vistas i byggnaden. Denna data erbjuds att extraheras via den inbyggda rapportgeneratorn eller besökssystemets REST-Ful API.
Speed gate integrationen kan också erbjuda information om vilka anställda som vistas i huset.
KONE Hisstyrning
Kones destinationssystem tar personer till en specifik hiss (A, B, C hiss och så vidare) och skickar dem våningen de ska gå till. Personer måste välja den våning de vill gå till på en surfplatta på bottenvåningen. Personer kan inte gå in i en slumpmässig hiss och välja våning på en knapp. Detta system möjliggör en högre genomströmning av personer som reser i hissarna samt ökade hastigheten på rörelsen mellan våningarna.
I den nya CavVisit-To-Kone Integration registrerar sig besökarna i en kiosk på bottenvåningen. När besökaren väljer en värd vet systemet automatiskt vilken våning värden är placerad på. En pappersbricka skrivs ut (eller virtuell besöksbricka skickad med sms) med en QR-kod på. QR-koden kommer att användas på bottenvåningen i surfplattorna som styr hissarna och en hiss som kommer ta besökaren till den korrektra våningen.
Kombinerat med speed gates: QR-koden låter besökare gå genom speed gates med QR-kodläsare på bottenvåningen och när QR-koden avläses på speed gate anropas en hiss automatiskt och välkomnar besökaren när den kommer till hissarna.
Besöksbrickor med QR-koder får tillträdesrättigheter och ”hemvåningar” i Kone beroende på inställningar i CavVisit.
Besökare får QR-koder från besökssystemet CavVisit som sedan automatiskt guidar besökaren till rätt våning med den hiss som är mest effektiv att använda.
CavVisits nya självbetjäningskiosk automatiserar all besökshantering tillsammans med Kone.
Fördelar för CavVisit Cloud-kunderna: Tack vare Kones nya destinationsplattform i kombination med besökarsystemet CavVisit kan effektiviteten i befintliga hissar öka så mycket att fastighetsägaren inte behöver investera i fler hissar för att få högre kapacitet. Med besökssystemets nya integration med Kones senaste destinationsplattform automatiseras entrésäkerhet för både anställda och besökare. Denna funktion är baserad på kostnadsbesparingar, högre säkerhet och minskad administration.
Slussfunktion
Den nya Security Sluice-funktionen gör det möjligt för företag att ge kontrollerad åtkomst till besökare, entreprenörer och kurirer utan att ha personal på plats.
Förbokade besökare kommer att ha tillgång till den yttre entrén med hjälp av PartnerSec QR-nyckeln som skickas till dem via e-post eller sms. Förbokning sker med CavVisit Cloud Outlook-integration, Google Calendar-integration, webbportal, Admin-klient eller RESTful API.
På den yttre entrén (1) finns en QR-201-läsare som styr det elektriska låset på dörren. Denna inställning fungerar också bra på en säkerhetsgrind eller barriär. QR-201 är en kombinerad QR-kod och Mifare kortläsare. Syftet med QR-201-läsaren är att kunna ge tillgång till både besökare, entreprenörer, kurirer och anställda, där besökare och kurirer använder QR-nycklar (PartnerSec QR-koder) och anställda använder sina Mifare RFID-baserade passerkort och nyckelbrickor.
Oplanerade besökare kan begära tillträde med hjälp av en väderbeständig besökskiosk på utsidan av byggnaden (1) eller med internetansluten intercom med inbyggd video.
Besökarna kommer först att få tillgång till den yttre skyddsingången och sedan fortsätta till besökskiosken (2) för att fylla i sina uppgifter och registrera sig på plats. Varje sajt ställs in i besökshanteringen CavVisit med individuella krav som besökarna ska uppfylla innan tillträde godkänns till den inre entrén.
QR-nyckeln aktiveras först i den inre ingången (3) efter att besökaren eller kuriren har registrerat sig i besökskiosken enligt hemsidans regler. Den inre ingången kan vara en typ av säkerhetsdörr (speed gate, dörr eller grind) som styrs av en QR-201-läsare.
Fördelar för CavVisit Cloud-kunder: Genom att använda den här funktionen kan CavVisit Cloud-kunder helt automatisera besökshanteringen i lokaler som tidigare krävde personal på plats. Det är en besöksvänlig och kostnadseffektiv lösning för att hantera säkerheten för besökare, entreprenörer och värdar.
Incheckning med ALPR-kamera
När en besökare kommer till platsen och passerar en ALPR-kamera (Automatic License Plate Recognition camera), kommer kameran att läsa av registreringsskylten för bilen, checka in besökaren och informera värden om besökarens ankomst via e-post och sms.
När en besökare får en inbjudan att besöka en plats som använder CavVisit Cloud med den nya ALPR-incheckningsfunktionen kan de ange sitt registreringsnummer (tillsammans med annan information) i förhandsregistreringen som skickas till besökaren samtidigt som inbjudan.
När besökaren kommer till platsen med sin bil kommer ALPR-kameran automatiskt att läsa registreringsskylten på besökarens bil, checka in dem på CavVisit och öppna bommen/grinden. Om sajten även använder QR-201 QR-läsare för Perimeterskydd får besökaren en QR-nyckel skickad via sms som nu är aktiverad i QR-läsarna på plats. Besökarnas värd kommer automatiskt att meddelas via SMS/e-post om sin ankomst. Förutsättningen för dessa lösningar är att besökshanteringssystemet CavVisit Cloud använder CampTrac-integrationen.
Fördelar för CavVisit Cloud-kunder: Detta gör det möjligt för CavVisit Cloud-kunder att ge besökare tillgång till låsta parkeringsområden och parkeringsgarage för besökarens fordon. Detta påskyndar också registreringsprocessen och meddelar värden när bilen kommer in på parkeringsplatsen, vilket gör att värden snabbt kan gå till mötesplatsen och bemöta besökaren för att förbättra besökarnas upplevelse av företaget och hur du välkomnar dina besökare.
Digitalt kösystem
CavVisit har ett inbyggt kösystem eller så kallat kölappsystem där besökarna kan skriva in sitt mobilnummer på besökskiosken och får ett SMS med länk till sin kölapp. På länken ser de aktuellt nummer samt eget könummer. På detta sätt behöver de inte vänta i hallen eller receptionen på sin tur utan lämna området och två nummer innan det är deras tur kommer ett nytt SMS som säger att det är strax deras tur och det är dags att förbereda sig.
Besökaren kan också välja trycka på en knapp i en självservicekiosk och en kölapp skrivs ut med ett tydligt könummer på.
I CavVisit´s administrativa gränssnitt syns tydligt hur många besökare som står i kö och hur länge de har stått i kö.
Könumren syns tydligt på en eller flera externa skärmar som vänder sig till besökarna. När en CavVisit användare byter till nästa nummer i kön så byts numret ut på skärmen som besökarna ser samt att ett tydligt ljud låter för att bekräfta att numret har uppdaterats.
Den digitala köskärmen visar det aktuella numret som gäller för kön. När numret växlar visas det nya numret och ett ljud låter.
Den digital köskärmen är fullt anpassningsbar grafiskt och det går att välja bakgrund, typsnitt, storlekar på typsnitt, placering av nummer och mycket annat.
